1. Chi tratta i dati
TechGames Italia, con riferimento al sito e alla piattaforma SPACE, tratta come titolare i dati necessari alla gestione degli account SPACE, alla sicurezza del servizio, all'assistenza, alla gestione del rapporto commerciale con le attività e agli adempimenti propri della piattaforma.
Quando invece un cliente finale interagisce con la pagina, il menu, la prenotazione, l'ordine, il CRM o le comunicazioni di uno specifico locale, il gestore di quel locale determina normalmente finalità e modalità del rapporto con il cliente ed è quindi il soggetto di riferimento per tali trattamenti. SPACE mette a disposizione l'infrastruttura tecnica e, per i trattamenti svolti per conto del locale, opera secondo le istruzioni del gestore.
2. Quali dati possono essere trattati
Account e attività
- nome, email, credenziali e dati del profilo;
- informazioni sull'attività, sedi, brand, team e configurazioni;
- dati relativi al piano, alle funzionalità abilitate e all'utilizzo amministrativo del servizio.
Clienti finali e Customer Core
- nome, telefono, email e note inserite nei moduli;
- prenotazioni, data, ora, numero di persone, stato e richieste;
- ordini, prodotti, importi, stato del pagamento e cronologia operativa;
- consensi e preferenze relative a privacy, marketing e canali di comunicazione;
- eventuali tag, note CRM, segmenti, attività, storico e programmi fidelity configurati dal locale.
WhatsApp e comunicazioni
- numero di telefono e identificativi tecnici del messaggio;
- template utilizzato, stato di invio, consegna, lettura o errore;
- contenuto dei messaggi ricevuti o inviati quando necessario alla funzione richiesta.
Pagamenti
Se il locale abilita pagamenti online, SPACE può trattare identificativi dell'ordine, importo, stato e riferimenti tecnici della transazione. I dati completi della carta sono gestiti dal prestatore di pagamento e non devono essere memorizzati da SPACE.
Dati tecnici
- indirizzo IP, user agent, sessione e dati del dispositivo;
- log applicativi, eventi di sicurezza, diagnostica e dati necessari alla prevenzione di abusi;
- eventi di utilizzo delle pagine, dei menu e delle funzioni, anche in forma aggregata o pseudonimizzata.
3. Finalità e basi giuridiche
I dati possono essere trattati, a seconda del contesto, per:
- fornire il servizio richiesto, creare account, gestire menu, ordini, prenotazioni, pagamenti, CRM e funzioni operative;
- eseguire richieste del cliente finale, compresa la gestione di una prenotazione o di un ordine e le relative comunicazioni di servizio;
- fornire assistenza e sicurezza, prevenire abusi, risolvere anomalie e proteggere account e infrastruttura;
- adempiere obblighi di legge, richieste dell'autorità o obblighi amministrativi applicabili;
- effettuare analisi del servizio, quando compatibili con la finalità, minimizzate e configurate in modo proporzionato;
- inviare comunicazioni promozionali solo quando esiste una base giuridica valida e, ove richiesto, previo consenso specifico.
Le basi giuridiche possono includere l'esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali, l'adempimento di obblighi legali, il legittimo interesse alla sicurezza e al corretto funzionamento del servizio e il consenso per le finalità che lo richiedono.
4. Consensi, WhatsApp e marketing
I consensi facoltativi devono essere separati dalla richiesta principale e possono essere negati senza impedire, quando non necessari, l'utilizzo del servizio richiesto.
- Privacy e gestione della richiesta: il trattamento necessario a gestire prenotazione o ordine non viene utilizzato come consenso marketing.
- Aggiornamenti di servizio: conferme, variazioni, stato ordine o prenotazione possono essere inviati attraverso i contatti indicati quando ciò è necessario o richiesto per la gestione del servizio.
- WhatsApp: quando l'utente sceglie questo canale, possono essere registrati numero, stato dei messaggi e interazioni necessarie alla funzione.
- Marketing: offerte, promozioni e campagne richiedono un presupposto distinto dalla semplice prenotazione o dall'ordine e, nei casi previsti, un consenso preventivo specifico.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
5. Fornitori e destinatari
I dati possono essere comunicati, nei limiti necessari, a:
- gestore e membri autorizzati del locale interessato;
- fornitori di hosting, infrastruttura, sicurezza, email e servizi tecnici;
- fornitori di messaggistica, inclusi servizi WhatsApp quando attivati;
- prestatori di pagamento quando il locale abilita pagamenti online;
- fornitori di funzionalità AI, solo quando una funzione AI viene effettivamente utilizzata e nei limiti necessari al servizio;
- consulenti o soggetti autorizzati vincolati da obblighi di riservatezza;
- autorità pubbliche quando previsto dalla legge.
I dati non vengono venduti a terzi per finalità commerciali autonome.
6. Trasferimenti fuori dallo SEE
Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo. Quando ciò avviene, il trasferimento deve poggiare su uno degli strumenti previsti dalla normativa applicabile, come decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard, accompagnate dalle misure richieste dal caso concreto.
7. Per quanto tempo conserviamo i dati
I dati sono conservati per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti e, quando applicabile, per il periodo richiesto da obblighi legali, esigenze amministrative, sicurezza o tutela dei diritti.
- Account e dati contrattuali: per la durata del rapporto e per il periodo successivo necessario agli obblighi applicabili.
- Dati clienti, prenotazioni, ordini e CRM: secondo le esigenze e le istruzioni del locale, compatibilmente con gli obblighi applicabili.
- Consensi: per documentare la scelta dell'interessato e le eventuali successive revoche.
- Log tecnici e sicurezza: per un periodo proporzionato alle finalità di sicurezza, diagnosi e prevenzione degli abusi.
8. Diritti dell'interessato
Nei casi previsti dalla normativa, l'interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso, nonché proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Per dati relativi a una specifica prenotazione, ordine o relazione CRM, la richiesta può dover essere indirizzata direttamente al locale che gestisce il rapporto con il cliente. Per i trattamenti propri di SPACE è possibile scrivere a [email protected].
9. Sicurezza
SPACE applica misure tecniche e organizzative finalizzate a proteggere disponibilità, integrità e riservatezza dei dati, tra cui controlli di accesso, connessioni cifrate, segregazione per business, logging, monitoraggio e procedure di manutenzione.
Nessun sistema informatico può essere considerato privo di rischio assoluto; le misure vengono quindi riesaminate in funzione dell'evoluzione del servizio e delle minacce.
11. Minori
SPACE è progettato principalmente per attività commerciali e per utenti che interagiscono con tali attività. Il gestore del locale resta responsabile del rispetto delle regole applicabili quando tratta dati di minori nell'ambito dei propri servizi.
12. Aggiornamenti dell'informativa
Questa informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative, nuove funzioni o variazioni dei trattamenti. La versione pubblicata su questa pagina riporta la data dell'ultimo aggiornamento.